МИР Инвентаризация
Система МИР-Инвентаризация позволяет загружать данные из текстовых файлов фиксированного или настраиваемого формата. Обменные файлы могут формироваться как средствами бухгалтерской системы (встроенными или внешними), так и вручную в текстовом редакторе, в MS Excel и т.д.
Обменные файлы как фиксированного, так и настраиваемого формата должны удовлетворять следующим общим требованиям.
При использовании фиксированного формата данные импортируются из файлов, содержащих сведения о подразделениях, помещениях, сотрудниках и материальных ценностях. Каждый файл должен содержать фиксированный набор полей, следующих в указанном ниже порядке.
«Код»,"Наименование","Вышестоящее подразделение (код)"
Например,
“218”,"Информационно-аналитический отдел","045”
" Код","Страна","Регион","Город (нас. пункт)","Улица"," Дом","Корпус"," Строение","Комната"
Например,
“ 841”," “," “," “," “," “," “," “,"к.902”
«Табельный номер (или код)","Фамилия","Имя","Отчество"," Подразделение (код)","Должность"
Если фамилия, имя и отчество располагаются в бухгалтерской системе в одном поле, допустимо поместить это значение в поле «Фамилия», а два других поля оставить незаполненными.
Например,
“00004”,"Петров","Петр","Петрович","178”,"зав. хозяйством"
“00004”,"Иванов Ф. Г."," “," “,"125”,"специалист 1 категории"
«Код (инв. номер)","Наименование","Помещение (код)","Мат. отв. лицо (код сотрудника)", «Комментарии (доп. сведения)"
Например,
“110106089”,"Стол","867”,"00147”," "
Настраиваемый формат используется, если список или порядок полей в импортируемых файлах отличается от фиксированного формата. В этом случае в каждый файл необходимо добавить строку, состоящую из названий полей, заключённых в кавычки и разделённых запятыми. Откройте файл centre\conf\csv.conf.txt и отредактируйте его, используя ключевые названия полей из указанного в образце списка (например, key.assets.name – наименование мат. ценности) и названия полей в вашем файле. Отсутствующие в загрузочном файле поля удалите.
Полный список поддерживаемых полей содержится в файле centre\conf\csv.conf.default.txt
Если возникла необходимость загрузки дополнительных значений, которых нет в списке ключевых полей, обратитесь к разработчикам, вопрос может быть решён в индивидуальном порядке.
Ввиду многообразия используемых в различных организациях бухгалтерских систем и их конфигураций процедуры формирования обменных файлов могут быть различными. Данные могут выгружаться встраиваемыми средствами бухгалтерской системы или внешними программами, имеющими доступ к базе данных бухгалтерской системы.
Модуль выгрузки данных для системы 1С-Бухгалтерия (стандартная конфигурация) и подробную инструкцию по его установке можно найти в документе «Модуль выгрузки данных из 1С». Если используемая в вашей системе конфигурация отличается от стандартной, может потребоваться небольшая корректировка модуля, которую сможет выполнить программист, сопровождающий систему 1С.
Для других бухгалтерских систем потребуется программная реализация модуля выгрузки силами специалистов сопровождения. В большинстве случаев задача формирования текстовых файлов по описанной выше спецификации не потребует от программиста, сопровождающего бухгалтерскую систему, больших затрат труда и времени.
Для импорта данных перейдите по ссылке «Бухгалтерия» на странице «Администрирование» (раздел «Управление»).
Загрузка данных производится в два этапа:
Шаг 1: Получение данных из файлов – задание предварительных настроек, выбор файлов для загрузки, загрузка.
Шаг 2: Сохранение данных – просмотр статистики импорта и загрузочных списков, корректировка информации, постраничная загрузка.
Выберите из списка организацию, в которую будут загружены данные.
Для загрузки сотрудников выберите отдел, который будет назначен сотруднику, если в загружаемых данных о сотруднике нет сведений об отделе или такой отдел не существует. Это необходимо в связи с тем, что сотрудник не может быть зарегистрирован в системе вне отдела.
Просмотрите настройки импорта, выставьте нужные для каждого типа данных.
Выберите тип данных:
Выберите загружаемый файл. Для объектов учёта при включенной опции использования количественного учёта необходимо дополнительно указать файл детализации (выгружается из 1С с именем Asset Details.txt?). Нажмите кнопку «Загрузить». Данные будут загружены и проанализированы, после чего будет выполнен переход к следующему шагу.
Важно! Обратите внимание на порядок загрузки данных. Если в загружаемом файле сотрудников есть сведения о принадлежности сотрудников отделам, то сначала следует загрузить данные о подразделениях. Если в загружаемом файле материальных ценностей есть сведения об их местонахождении или МОЛ, то сначала следует загрузить данные о помещениях и сотрудниках. Поэтому рекомендуется загружать файлы в том порядке, который указан на странице.
На этом шаге будет показана статистика по загружаемым данным: количество прочитанных из файла, существующих, новых, изменённых, отфильтрованных записей для каждого из типов данных.
Объекты учёта также анализируются на наличие неразрешённых ссылок на МОЛ, подразделения, помещения. На странице показываются списки неизвестных кодов и табельных номеров.
Импортированные данные отображаются постранично, по 100 записей на странице. Кнопка «Создать» (для новых) и «Сохранить» (для изменённых) действует в пределах одной страницы для предоставления возможности предварительного просмотра и, при необходимости, корректировки данных перед загрузкой в базу. Также есть возможность снятия отметки с тех записей, которые не должны быть загружены.
При формировании объектов для загрузки используются алгоритмы распознавания (определяется компьютер это, устройство или мат. ценность, объекту присваивается наиболее подходящий тип – например, «Устройство Монитор»), устанавливаются связи (между сотрудниками и отделами, между объектами учёта и МОЛ). Исходной информации может быть недостаточно для корректного распознавания объектов. Зачастую в файле оказываются «лишние» записи (например, названия групп основных средств). Поэтому настоятельно рекомендуем внимательно просматривать списки объектов перед сохранением в базу, при необходимости корректировать информацию, снимать отметку с ненужных записей.
Изменяемые поля:
Подразделения – нет изменяемых полей.
Помещения – нет вручную изменяемых полей. В зависимости от настроек есть возможность подстановки адреса организации для помещений с незаполненными адресными полями.
Сотрудники – нет вручную изменяемых полей. Если значение отдела неопределенно или отдела с заданным кодом нет в базе, то в зависимости от значения опции «Сотрудники без отдела» при сохранении в базу будет выставлен отдел, заданный на Шаге 1, либо такие сотрудники не будут загружены.
Материальные ценности – вручную можно выбрать категорию объекта и его тип из списков. Часть полей может заполняться значениями согласно настройкам.
Если помещение определено и существует в базе, то объект будет закреплён за указанным помещением, иначе свойство останется пустым. Есть возможность закрепить объект за сотрудником как материально ответственным лицом, а также выбрать владельца (организацию в целом, отдел либо МОЛ).
Для корректной идентификации объектов учёта необходимо правильно задать тип уникальности инвентарных номеров:
При использовании количественного учёта включите соответствующую опцию. Тогда на одну запись в загружаемом файле будет создаваться нужное количество объектов учёта с теми же характеристиками и инвентарными номерами вида инв_номер/порядковый_номер (например, 000123/2).
Система поддерживает разукомплектацию объектов учёта, которые в бухгалтерии зарегистрированы как единый объект («ПК с монитором и принтером» или «Диван и два кресла»), но могут быть разделены на несколько предметов, с привязкой к разным пользователям и/или помещениям. Разукомплектация проводится после сохранения импортированных данных, отдельно для каждого объекта. Если в базе уже есть разукомплектованные объекты, включите опцию «Возможно разукомплектование» для правильного определения объектов.
После каждого сохранения статистика и список незагруженных записей обновляется, сохраненные объекты переходят в категорию «Без изменений». Это позволяет в любой момент завершить импорт независимо от того, все ли данные сохранены в базу. В этом случае следующий раз начните с Шага 1, выберите файл, на котором остановились, и продолжите загрузку.